Notion과 Zapier로 만든 사내 지식관리 시스템 사례

Notion과 Zapier

📋 목차

• 왜 Notion + Zapier를 선택했을까? 🤔
• 초기 구성과 설계 프로세스 🧩
• 자동화 시나리오와 워크플로우 🔄
• 사내 시스템과의 연동 사례 🔌
• 직원 피드백과 실제 활용도 💬
• 운영하면서 개선한 점 🛠️
• FAQ

중소기업이나 스타트업에게 내부 지식관리는 큰 숙제 중 하나예요. 문서가 여기저기 흩어져 있거나, 반복되는 질문에 매번 답변하느라 비효율이 생기기 쉬운데요. 저희는 이 문제를 해결하기 위해 Notion과 Zapier를 활용해서 사내 지식관리시스템(Knowledge Management System, KMS)을 만들었어요.

 

개발자 없이도 자동화된 업무 프로세스를 만들 수 있는 이 조합은, 빠르게 성장하는 조직에서 아주 유용하게 쓰일 수 있어요. 이제부터 저희가 실제로 구축했던 사례를 자세히 소개해볼게요!

 

이 사례는 직접 실무에서 사용한 내용을 기반으로 작성되었고, 제가 생각했을 때 가장 현실적이고 재현하기 쉬운 방식이라고 느꼈어요. 특히 자동화에 관심 있는 분들께 많은 도움이 될 거예요 😄

 

왜 Notion + Zapier를 선택했을까? 🤔

사내 지식관리 시스템을 만들기 위해 다양한 솔루션을 검토했어요. 위키 형식의 도구나 전문 KMS 툴들도 있었지만, 초기엔 너무 복잡하거나 개발 리소스가 많이 드는 경우가 많았죠. 저희는 간편하게 시작하고 점진적으로 발전시킬 수 있는 플랫폼을 원했어요.

 

그 결과 선택한 것이 바로 Notion + Zapier 조합이었어요. Notion은 사용성이 뛰어나고 직관적인 인터페이스 덕분에 전 직원이 빠르게 적응할 수 있었고, Zapier는 다양한 앱과의 연동을 손쉽게 가능하게 해줬어요. 두 가지 툴 모두 별도의 코드 작성 없이 자동화를 구성할 수 있다는 점이 큰 장점이었죠.

 

특히 Zapier를 통해 이메일, 구글 폼, 슬랙, 구글 캘린더 등과 연동하면서 자동화된 지식 입력, 알림, 분류 등을 구현할 수 있었어요. 문서화된 경험이 실시간으로 축적되고, 그게 팀원들에게 자동 공유되는 구조가 자연스럽게 만들어진 거예요.

 

또한 Notion은 모바일 접근성이 좋아서 외부 미팅 중이거나 재택 근무 중인 상황에서도 쉽게 지식 기반에 접근하고 수정할 수 있었어요. 복잡한 메뉴 없이 원하는 정보를 빠르게 찾는 경험이 사용자 만족도에도 크게 기여했답니다.

📌 주요 툴 선정 기준 비교표

기준	Notion	Zapier
비개발자 사용 가능	⭕ 매우 쉬움	⭕ 인터페이스 기반
연동 가능성	⭕ 다양한 앱과 통합	⭕ 5000+ 서비스 지원
비용 부담	✅ 무료 플랜도 충분	✅ 사용량에 따라 조절

 

결국 저희는 “복잡하지 않고, 누구나 참여할 수 있는 플랫폼”이라는 핵심 기준 아래 Notion과 Zapier를 도입하게 되었고, 생각보다 훨씬 빠르게 전사적인 지식 시스템을 구축할 수 있었어요 😊

 

초기 구성과 설계 프로세스 🧩

사내 지식관리 시스템을 구축할 때 가장 먼저 고려한 건 "어떤 정보를 축적할 것인가?"였어요. 문서 종류를 정리하지 않으면 아무리 좋은 시스템이라도 금방 복잡해지고 활용도가 떨어지거든요. 저희는 크게 5가지 카테고리로 지식 항목을 구분했어요: 업무 매뉴얼, 자주 묻는 질문, 외부 미팅 요약, 사내 규정, 프로젝트 회고예요.

 

각 항목은 Notion의 데이터베이스 기능을 활용해서 만들어졌어요. 특히 태그, 작성자, 날짜, 팀 구분, 관련 링크 필드를 포함해서 나중에 검색성과 분류가 잘 되도록 구조를 설계했죠. 템플릿을 미리 구성해두면 문서 작성 속도도 빨라지고, 모든 문서가 통일된 포맷을 가지게 돼요.

 

설계 초반에는 '과연 팀원들이 이걸 자주 쓸까?' 하는 고민도 많았어요. 그래서 기본적인 UX부터 신경 썼어요. 예를 들어 Notion 상단에는 ‘이 문서를 찾고 계신가요?’라는 검색 안내 문구를 넣고, 자주 찾는 문서에는 이모지를 활용해 눈에 띄게 했어요.

 

그리고 워크스페이스 전체에 걸쳐 통일된 UI 규칙을 정했어요. 예: 제목은 무조건 H1으로, 요약은 항상 상단 블럭으로, 문서 작성자는 @멘션으로 태그하고, 마지막 수정일도 기입. 이런 작은 규칙들이 나중엔 큰 유지보수 비용을 줄여주더라고요.

📋 Notion 초기 구성 체크리스트

항목	설계 내용
카테고리	업무매뉴얼, FAQ, 회의록 등 분리
템플릿	작성 가이드 포함한 문서 템플릿 배포
태그 필터	부서/프로젝트/주제별 분류
검색 편의	상단 링크, 이모지, 컬러구분

 

이렇게 기초 설계를 마치고 나니까, 이제부터는 자동화를 어떻게 붙일지 고민하게 됐어요. 수동으로 정리하는 건 오래 못 가거든요. 

 

자동화 시나리오와 워크플로우 🔄

초기에는 Notion에 수동으로 문서를 등록하고 정리했지만, 시간이 지나면서 자동화의 필요성이 커졌어요. 반복적인 작업이 많았고, 팀원들은 지식을 정리하기보다는 바로 실무로 넘어가는 경우가 많았죠. 그래서 Zapier를 적극적으로 활용하기 시작했어요.

 

가장 먼저 만든 워크플로우는 '슬랙 메시지 → Notion 기록'이에요. 회의 중 공유된 핵심 메시지를 슬랙에서 특정 채널에 올리면, 그 내용이 자동으로 Notion의 회의록 데이터베이스에 등록되도록 설정했어요. 담당자와 날짜도 자동으로 기입되니까 아주 편하더라고요.

 

두 번째로 자주 사용하는 워크플로우는 'Google Form → Notion 연동'이에요. 신규 입사자가 자주 묻는 질문을 구글폼으로 수집하고, 답변이 자동으로 FAQ 데이터베이스에 추가되도록 했어요. 덕분에 실시간으로 자주 묻는 질문이 축적되고 있어요.

 

또 다른 유용한 자동화는 'Google Calendar 회의 일정 → Notion 회의록 템플릿 자동 생성'이에요. 회의가 예약되면 그 일정이 자동으로 Notion에 새로운 회의록 템플릿으로 생성되고, 회의 주제와 참석자가 기본으로 입력돼요. 회의 당일 빠르게 문서화할 수 있어 좋아요.

🔁 실제 적용된 Zapier 자동화 흐름

트리거	동작	설명
Slack 특정 채널에 메시지 등록	Notion DB에 새 페이지 생성	회의 요약 자동 저장
Google Form 제출	FAQ 템플릿에 자동 반영	반복 질문 자동 축적
Google Calendar 일정 생성	Notion에 회의 템플릿 자동 생성	사전 문서화 지원

 

이런 자동화 워크플로우를 적용하니까 팀원들이 따로 노력하지 않아도 지식이 축적되기 시작했어요. 특히 “지식관리 = 귀찮은 일”이라는 인식을 많이 줄일 수 있었답니다. 이제는 사내에서도 ‘Notion에 있겠지?’라는 기대감이 생길 정도예요 😊

 

사내 시스템과의 연동 사례 🔌

사내에서 이미 쓰고 있던 다양한 툴과 Notion + Zapier 조합을 연결하자, 지식관리의 폭이 훨씬 넓어졌어요. 단순히 문서를 저장하는 단계를 넘어서, 실제 업무 흐름과 연결된 ‘살아있는’ 지식 시스템이 되었다고 할 수 있어요.

 

가장 대표적인 연동은 사내 Helpdesk 시스템과 Notion을 연결한 사례예요. 기존에는 슬랙으로 들어오는 기술지원 요청을 담당자가 수동으로 정리했는데, 이제는 슬랙에 들어온 요청을 Zapier가 자동으로 Notion에 저장하고, 담당자에게 알림까지 보내줘요.

 

두 번째는 HR 시스템과의 연동이에요. 신규 입사자가 입사 시 구글폼에 작성한 '입사 전 질문'이나 '지원 요청' 내용이 자동으로 Notion의 입사 체크리스트에 반영돼요. 그 덕분에 HR 담당자는 이메일이나 엑셀 없이도 효율적으로 준비할 수 있게 되었죠.

 

또한 개발팀은 GitHub과도 연결했어요. 특정 레포지토리에 PR이 올라오면, 자동으로 Notion에 문서화가 필요한 기술 이슈로 등록돼요. 이후 정기적으로 문서 리뷰를 진행하면서, 코드를 넘어선 지식 공유를 실현하고 있어요.

🧩 사내 주요 시스템 연동 사례 요약

시스템	연동 대상	효과
Slack Helpdesk	Notion Q&A DB	기술지원 내역 자동 저장
Google Form (HR)	Notion 입사 리스트	입사 준비 자동화
GitHub	Notion 기술 이슈 관리	개발 지식화 실현

 

이처럼 Notion은 단순한 문서 저장 도구가 아니라, 다른 시스템들과 연동되면서 데이터 허브로 기능하게 되었어요. Zapier 덕분에 복잡한 API 코딩 없이도 이런 연결이 가능했던 점도 정말 좋았어요.

 

직원 피드백과 실제 활용도 💬

아무리 시스템이 잘 만들어져도 실제 팀원들이 자주 쓰지 않으면 의미가 없어요. 그래서 구축 이후 꾸준히 피드백을 수집하고, 사용 데이터를 체크하면서 활용도를 높이기 위한 노력을 병행했어요.

 

첫 번째 반응은 “찾기 쉽다”였어요. 기존에는 파일이 부서별 드라이브에 흩어져 있어서 검색이 어려웠는데, Notion은 태그와 데이터베이스 필터 덕분에 원하는 문서를 바로 찾을 수 있다는 평가가 많았어요. 특히 모바일에서도 보기 쉽다는 점이 호평을 받았어요.

 

두 번째는 “질문 전에 검색하게 된다”는 점이에요. 반복 질문이 줄어들고, 질문하기 전 먼저 Notion에 들어가서 찾아보는 문화가 생겼어요. 이는 내부 커뮤니케이션 효율을 눈에 띄게 높여주었고, 각 팀의 생산성에도 긍정적인 영향을 줬어요.

 

그리고 “우리 팀 지식도 공유할 수 있다”는 인식 변화도 있었어요. 초기엔 문서화가 귀찮다는 분위기도 있었지만, 누구나 쉽게 작성할 수 있도록 템플릿을 정비하고, 작성 시 포인트 제도 등을 도입하면서 적극적인 참여가 늘었어요.

📊 내부 직원 피드백 요약표

피드백 항목	내용 요약
문서 검색성	이전보다 문서 찾기가 훨씬 쉬움
반복 질문 감소	Notion 검색 후 질문 문화 정착
문서화 참여도	템플릿 + 포인트로 참여 유도 성공
모바일 사용성	모바일에서도 가독성 우수

 

Notion은 문서화 자체의 장벽을 낮춰주고, Zapier는 자동화를 통해 팀원의 부담을 덜어줘요. 이 두 가지가 맞물리면서 팀 전체가 자연스럽게 지식 기반 시스템에 익숙해질 수 있었어요. 지금은 신규 입사자가 들어오면 “일단 Notion에서 검색해보세요!”라는 말이 자연스럽게 나올 정도랍니다 😄

 

운영하면서 개선한 점 🛠️

처음 Notion과 Zapier로 시스템을 만들었을 땐 정말 만족스러웠지만, 운영하면서 분명히 보완이 필요한 부분들도 있었어요. 꾸준히 피드백을 반영하고 개선한 덕분에 지금은 훨씬 더 안정적이고, 활용도 높은 시스템으로 발전했답니다.

 

가장 먼저 개선한 부분은 데이터베이스 구조 정리예요. 처음엔 모든 문서를 하나의 DB에 넣었는데, 카테고리별로 분리하지 않다 보니 찾기 어렵고 필터링도 번거로웠어요. 이후 ‘업무’, ‘기술’, ‘인사’, ‘FAQ’ 등 성격별로 DB를 나눠서 가독성과 검색성을 확 높였죠.

 

두 번째로 중요했던 건 자동화 실패 시 대처예요. Zapier는 아주 유용하지만, API 오류나 인증 갱신 실패로 자동화가 끊기는 일이 종종 발생했어요. 그래서 Slack으로 오류 발생 알림을 받도록 설정하고, 모든 Zap에 fallback 경로(예: 수동 메일 발송)를 설정했어요.

 

또 한 가지는 작성 품질 관리였어요. 누구나 작성할 수 있다 보니 내용의 깊이나 표현이 일관되지 않는 경우가 많았어요. 그래서 작성 가이드를 문서 상단에 삽입하고, 매달 ‘지식 문서 리뷰 데이’를 정해서 내용을 업데이트하거나 개선하는 문화를 만들었어요.

⚙️ 운영 중 개선한 포인트 정리

개선 항목	내용
DB 구조	문서 성격별로 분리해 필터링 용이
자동화 오류 대응	Slack 알림 및 대체 플로우 구축
작성 가이드	작성 체크리스트 및 월간 리뷰 도입
권한 관리	읽기/쓰기 권한 역할별 세분화

 

이런 개선을 통해 단순한 ‘정보 저장소’였던 Notion은 지금은 실시간으로 업데이트되는 팀의 지식 허브가 되었어요. 특히 반복되는 업무를 줄이고, 신규 입사자 온보딩 시간을 절반 이상 줄인 것도 이 시스템의 큰 성과 중 하나예요.

 

FAQ

Q1. Notion과 Zapier는 기업용으로 충분히 안정적인가요?

 

A1. 네! 중소기업이나 스타트업에는 매우 적합해요. 대기업 수준의 확장성은 부족할 수 있지만, 팀 규모 10~100명 정도라면 충분히 안정적이고 유연하게 사용할 수 있어요.

 

Q2. Zapier 없이 Notion만으로 자동화가 가능한가요?

 

A2. 제한적이에요. Notion만으로는 자동화 기능이 거의 없기 때문에, 외부 툴인 Zapier나 Make(Integromat)를 함께 사용하는 게 좋아요.

 

Q3. Notion 문서가 너무 많아지면 느려지지 않나요?

 

A3. 페이지가 많아도 각 DB를 분리해 관리하면 큰 문제는 없어요. 단, 한 페이지에 너무 많은 블록이 있으면 로딩 속도가 느려질 수 있어요.

 

Q4. Zapier는 어떤 요금제를 써야 하나요?

 

A4. 시작은 무료 요금제로 충분해요. 워크플로우가 많아지면 월 $19 이상 플랜을 고려해보면 돼요. 5개의 Zaps까진 무료로도 꽤 쓸 수 있어요.

 

Q5. 구성원들이 Notion 사용에 익숙하지 않다면요?

 

A5. 템플릿을 잘 만들어두고, 작성 가이드를 정리해서 제공하면 빠르게 적응해요. 1시간 정도 교육 세션을 진행하면 대부분 바로 사용할 수 있어요.

 

Q6. 보안 문제는 없나요?

 

A6. Notion은 기본적으로 TLS 암호화와 접근 권한 제어가 가능해요. 내부 정보는 공개 설정하지 않고, 팀 내 권한만 잘 관리하면 문제 없어요.

 

Q7. Slack 외 다른 메신저도 연동 가능한가요?

 

A7. 네! Zapier는 Discord, Teams, Telegram 등 다양한 메신저도 연동할 수 있어요. 트리거만 설정하면 비슷하게 구현할 수 있어요.

 

Q8. Notion을 모바일에서 자주 써도 괜찮을까요?

 

A8. 모바일 앱도 잘 최적화되어 있어서 회의록 확인, 검색, 간단한 작성까지 무리 없이 가능해요. 단, 대량 편집은 PC에서 하는 게 더 효율적이에요.